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La dematerializzazione dei registri vitivinicoli: una procedura smart e vantaggiosa per il settore

Come avviene la registrazione dei vini sul portale SIAN

I registri vitivinicoli sono strumenti essenziali per garantire la tracciabilità del prodotto poiché al loro interno sono presenti le tappe del processo di trasformazione dell’uva, le pratiche eseguite prima della fase di commercializzazione e i movimenti che l’hanno preceduta.

Possono essere denominati anche registri di cantina e sono essenziali per garantire agli organi di controllo un corretto controllo dell’intera filiera sia produttiva che commerciali ma risultano efficaci per gli operatori stessi poiché alleggeriscono loro il già duro lavoro nelle cantine e sono strumenti essenziali di ricerca dati con riscontri immediati.

A seconda delle varie funzioni, lo stesso registro si distingue in diversi settori: registro di vinificazione, di commercializzazione, di imbottigliamento e registro speciale per i trattamenti enologici.

Con Decreto ministeriale n.293 del 20 marzo 2015, l’allora ministro del Ministero delle Politiche agricole, alimentari e forestali Maurizio Martina, ha disposto la dematerializzazione dei registri vitivinicoli (approfondisci sul sito di Savino Solution); attraverso il SIAN ovvero il Sistema Informativo Agricolo Nazionale ci si può registrare per utilizzare un software attraverso il quale i soggetti interessati provvedono a caricare i registri vitivinicoli.

L’obbligo di dematerializzazione dei registri non riguarda tutti gli operatori del settore, ne sono esonerati, infatti, coloro che non inviano la dichiarazione Agea – Agenzia per le erogazioni in agricoltura e chi ha depositi con meno di 50 ettolitri di vino. Inoltre resta ferma la necessità di comunicare i vini DOP/IGP come indicato dal Decreto n. 794 del 14 giugno 2012.

Il software in questione è performante e lavora in maniera snella nonostante il carico di registri e le numerosi funzionalità: conserva le procedure e permette la ristampa dei documenti necessari, classifica e archivia azzerando di fatto i costi dell’archivio cartaceo che comporta una spesa economica per la sua manutenzione, ulteriori impegni per gli operatori del settore oltre allo spazio fisico necessario per ospitarlo.

I vantaggi di un registro dematerializzato

Tra i benefici maggiormente riconosciuti della dematerializzazione c’è la possibilità di evitare le frodi e le contraffazioni e controllare e ricevere dati statistici utili soprattutto al Masaf – Ministero dell’agricoltura, della sovranità alimentare e delle foreste per tastare il polso del settore a livello nazionale.

A beneficiarne sono anche gli stessi operatori poiché possono disporre dei dati in tempi brevi, con ricerche mirate a ottenere dei risultati certi e, soprattutto, avere risposte alle proprie esigenze in tempo reale senza dover sottostare i lunghi tempi della burocrazia.

I timori del venir meno della privacy e della sicurezza dei dati vengono accantonati poiché il software sul portale SIAN è in grado di tenere traccia degli accessi, riconoscere l’utente che entra tramite il proprio identificativo e la tipologia di documento visionato.

Sicurezza e privacy dei registri dematerializzato vitivinicoli

Come tutti i processi di dematerializzazione, anche quello del comparto vitivinicolo è preceduto dalla conversione del cartaceo nel formato digitale, solitamente in PDF, universalmente leggibile e riconosciuto a tutti gli effetti con valore legale.

Per una maggiore sicurezza del file, il PDF viene protocollato con un codice univoco identificativo dal software stesso al fine di renderlo riconoscibile in fase di ricerca.
Questa procedura è obbligatoria per legge e ha il doppio fine di mostrare la data di acquisizione e di provenienza.

Spesso, se l’azienda non è in grado di occuparti in prima persona della dematerializzazione dei registri vitivinicoli, si può affidare a professionisti o consulenti che sono a conoscenza della normativa e hanno le competenze per svolgere il lavoro per loro conto.

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